Cách trả lời điện thoại bằng tiếng Anh trong công sở

Điện thoại trên bàn reo lên, bạn nhấc máy và đầu dây bên kia là một giọng nói tiếng Anh: “Hello, may I speak to the person in charge of purchasing?” Tim đập nhanh, đầu óc trống rỗng, bạn ấp úng “Yes… ờ… wait a minute”. Nếu tình huống này nghe quen thuộc thì bạn không hề đơn độc. Trả lời điện thoại bằng tiếng Anh trong công sở là một trong những kỹ năng khiến dân văn phòng lo lắng nhất, vì bạn không nhìn thấy mặt người nói, không có thời gian tra từ điển, và mọi thứ diễn ra rất nhanh. Tin vui là bạn hoàn toàn có thể xử lý trơn tru chỉ với một bộ mẫu câu quen thuộc và vài thói quen nhỏ. Bài viết này sẽ đi cùng bạn qua từng bước của một cuộc gọi công việc, kèm mẫu câu song ngữ, phiên âm và những lỗi người Việt hay mắc.

Vì sao nghe điện thoại tiếng Anh lại khó hơn nói chuyện trực tiếp

Khi gặp mặt, bạn có ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt và khẩu hình để đoán ý. Qua điện thoại, tất cả những “phao cứu sinh” đó biến mất, chỉ còn âm thanh. Thêm vào đó, người gọi thường nói nhanh, có accent lạ (Ấn Độ, Anh, Úc), và đôi khi đường truyền không rõ. Vì vậy chiến lược khôn ngoan không phải là cố hiểu từng từ, mà là chuẩn bị sẵn khung câu cho từng tình huống: bắt máy, hỏi tên người gọi, chuyển máy, ghi lời nhắn và kết thúc. Khi khung câu đã nằm sẵn trong đầu, bạn chỉ cần điền thông tin vào chỗ trống thay vì dịch trong đầu.

Bước 1: Bắt máy và chào hỏi chuyên nghiệp

Câu đầu tiên định hình toàn bộ ấn tượng. Hãy chào, xưng tên công ty (và tên bạn nếu là lễ tân), rồi mời người gọi trình bày.

• Good morning, ABC Company, Linh speaking. How may I help you?
  (Chào buổi sáng, Công ty ABC, Linh xin nghe. Tôi có thể giúp gì cho anh/chị?) — trang trọng, chuẩn công sở.
• Thank you for calling ABC Company. This is Minh from the Sales team.
  (Cảm ơn anh/chị đã gọi đến Công ty ABC. Tôi là Minh ở bộ phận Kinh doanh.) — lịch sự, phù hợp gọi ra hoặc bộ phận cụ thể.
• Hi, this is Trang. How can I help?
  (Chào, mình là Trang đây. Cần mình hỗ trợ gì không?) — thân mật, dùng với đồng nghiệp quen.

Cụm “speaking” (phiên âm /ˈspiːkɪŋ/) sau tên là cách nói rất tự nhiên của người bản xứ, nghĩa là “đang nghe máy đây”. Đừng dịch word-by-word thành “I am the person” nhé.

Bước 2: Hỏi tên người gọi và mục đích

Rất thường xuyên bạn cần biết ai đang gọi và họ cần gì. Đây là lúc dễ mắc lỗi thô nếu dịch thẳng từ tiếng Việt.

• May I ask who is calling, please?
  (Cho tôi hỏi ai đang gọi ạ?) — lịch sự chuẩn mực. Tránh nói cộc lốc “Who are you?”.
• Could you tell me what this is regarding?
  (Anh/chị có thể cho biết cuộc gọi liên quan đến vấn đề gì không?)
• May I have your name and company, please?
  (Cho tôi xin tên và công ty của anh/chị được không ạ?)

Bước 3: Xin nhắc lại khi nghe không rõ

Đây là kỹ năng sống còn. Nghe không rõ là bình thường, ngay cả người bản xứ cũng phải hỏi lại. Điều quan trọng là hỏi một cách tự tin, không xin lỗi rối rít.

• Sorry, could you repeat that, please?
  (Xin lỗi, anh/chị nhắc lại giúp tôi được không?)
• Could you speak a little more slowly, please?
  (Anh/chị nói chậm lại một chút giúp tôi nhé?)
• Could you spell that for me?
  (Anh/chị đánh vần giúp tôi được không?) — cực hữu ích khi ghi tên hoặc email.

Bước 4: Chuyển máy hoặc ghi lời nhắn

Khi người cần gặp đi vắng, bạn cần chuyển máy hoặc nhận lời nhắn một cách mượt mà.

• Hold on a moment, please. I will put you through.
  (Anh/chị giữ máy một lát nhé, tôi sẽ nối máy.) — cụm put through nghĩa là chuyển cuộc gọi.
• I am afraid she is not available right now. Would you like to leave a message?
  (Rất tiếc chị ấy hiện không có ở đây. Anh/chị có muốn để lại lời nhắn không?)
• I will make sure he gets your message.
  (Tôi sẽ chuyển lời nhắn của anh/chị đến anh ấy.)

Bước 5: Kết thúc cuộc gọi lịch sự

Đừng cúp máy đột ngột. Một câu kết thúc ấm áp để lại ấn tượng chuyên nghiệp.

• Thank you for calling. Have a great day!
  (Cảm ơn anh/chị đã gọi. Chúc một ngày tốt lành!)
• Is there anything else I can help you with?
  (Anh/chị còn cần tôi hỗ trợ gì nữa không ạ?)

Nếu bạn muốn luyện thêm cách khép lại một cuộc trò chuyện và giữ liên lạc, tham khảo bài 25 mẫu câu kết thúc cuộc trò chuyện và giữ liên lạc chuyên nghiệp.

Bảng mẫu câu áp dụng ngay theo tình huống

Những lỗi người Việt hay mắc và cách sửa

Hiểu lỗi phổ biến giúp bạn tránh những khoảnh khắc “quê” khi giao tiếp.

• Nói “Who are you?” thay vì “May I ask who is calling?”. Câu đầu nghe như chất vấn, hơi thô. Luôn dùng dạng lịch sự với may/could.
• Dịch “chờ chút” thành “Wait a minute” cộc lốc. Hãy nói Hold on a moment, please hoặc Just a second, please để mềm mại hơn.
• Dùng “Alo?” khi bắt máy. “Alo” không tồn tại trong tiếng Anh công sở. Thay bằng tên công ty hoặc Hello, this is….
• Phát âm sai “message”. Đọc đúng là /ˈmesɪdʒ/ (mes-ịj), không phải “mét-sa-gơ”. Tương tự, “available” là /əˈveɪləbl/.
• Im lặng quá lâu khi bí từ. Người nghe sẽ tưởng mất kết nối. Dùng câu câu giờ như Let me check that for you. (Để tôi kiểm tra giúp anh/chị.)

Mẹo luyện tập để phản xạ nhanh hơn

Đọc to bảng mẫu câu trên mỗi ngày 5 phút cho đến khi bật ra tự nhiên. Nhờ đồng nghiệp đóng vai người gọi để tập tình huống thật. Nếu công việc của bạn có nhiều cuộc gọi bán hàng, hãy kết hợp với bộ mẫu câu trong bài 25 mẫu câu tiếng Anh tư vấn bán hàng qua điện thoại và online. Còn nếu bạn thường phải giữ nhịp trò chuyện xã giao trước khi vào việc, bài Small Talk trong công sở: 40 mẫu câu bắt chuyện tự nhiên bằng tiếng Anh sẽ rất hữu ích. Với các cuộc họp trực tuyến, bạn có thể tham khảo thêm mẫu câu họp online bằng tiếng Anh cho dân văn phòng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi nghe không kịp accent lạ thì phải làm sao?

Đừng ngại yêu cầu người gọi nói chậm lại: Could you speak a little more slowly, please? Người lịch sự luôn sẵn lòng. Bạn cũng có thể nhắc lại thông tin để xác nhận: Let me confirm, your name is…?

Nếu tôi chưa hiểu mục đích cuộc gọi thì nói gì?

Dùng câu Could you tell me what this is regarding? (Cho tôi biết cuộc gọi liên quan đến vấn đề gì ạ?). Nghe xong bạn sẽ dễ định hướng câu trả lời hơn.

Làm sao để ghi đúng tên và email qua điện thoại?

Hãy nhờ họ đánh vần: Could you spell that for me? và đọc lại từng chữ để xác nhận. Với email, bạn có thể hỏi Is that “at gmail dot com”? để chắc chắn.

Tôi có nên viết sẵn kịch bản không?

Rất nên. Dán một tờ giấy nhỏ với các mẫu câu bắt máy, giữ máy, nhận lời nhắn ngay cạnh điện thoại. Sau vài tuần, bạn sẽ thuộc lòng và không cần nhìn nữa.

Trả lời điện thoại tiếng Anh trong công sở không đòi hỏi vốn từ khổng lồ, mà đòi hỏi sự chuẩn bị và luyện tập đều đặn. Hãy bắt đầu với bảy mẫu câu cốt lõi ở trên, tập đến khi bật ra tự nhiên, và bạn sẽ thấy mỗi cuộc gọi trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Chúc bạn tự tin nhấc máy!

— Nguyễn Khánh Linh, Business English Coach