25 mẫu câu để lại lời nhắn (taking messages) bằng tiếng Anh

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp hoặc ngay cả trong giao tiếp hàng ngày, việc nhận cuộc gọi hộ người khác là một tình huống rất phổ biến. Tuy nhiên, đối với nhiều người học tiếng Anh, đặc biệt là các bạn nhân viên văn phòng hoặc người mới bắt đầu, việc nghe điện thoại và ghi lại lời nhắn (taking messages) thường gây ra sự lo lắng. Bạn có thể lo sợ mình không nghe kịp tên người gọi, không hiểu rõ yêu cầu hoặc không biết cách diễn đạt sao cho lịch sự và chuyên nghiệp. Kỹ năng này không chỉ đòi hỏi khả năng nghe tốt mà còn cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các cấu trúc câu chuẩn xác.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 25 mẫu câu để lại lời nhắn thông dụng nhất, giúp bạn tự tin xử lý mọi tình huống khi làm người trung gian truyền tin. Việc làm chủ những mẫu câu này không chỉ giúp công việc trôi chảy hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tin cậy của bạn trong mắt đồng nghiệp và đối tác. Hãy cùng khám phá những bí quyết để việc ghi nhận thông tin trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Khi nào cần để lại lời nhắn

Việc để lại hoặc ghi nhận lời nhắn thường xảy ra khi người nhận cuộc gọi không có mặt tại vị trí hoặc không thể trả lời điện thoại vào thời điểm đó. Dưới đây là những tình huống cụ thể mà bạn sẽ cần sử dụng đến các mẫu câu này:

• Người nhận đang trong cuộc họp: Đây là lý do phổ biến nhất trong môi trường công sở. Khi sếp hoặc đồng nghiệp của bạn đang họp, bạn cần thông báo khéo léo và đề nghị ghi lại lời nhắn.
• Người nhận đang nghe một cuộc điện thoại khác: Khi đường dây đang bận (the line is busy), bạn có thể yêu cầu người gọi chờ máy hoặc để lại thông tin để gọi lại sau.
• Người nhận đã ra ngoài hoặc nghỉ phép: Trong trường hợp này, bạn cần cung cấp thông tin về thời điểm họ quay trở lại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ với người phụ trách thay thế.
• Người nhận không nhấc máy: Sau một vài hồi chuông mà không có người trả lời, nếu bạn là người trực tổng đài, bạn sẽ phải xử lý cuộc gọi này.

Việc hiểu rõ ngữ cảnh sẽ giúp bạn chọn lựa tông giọng và mẫu câu phù hợp, từ trang trọng (formal) đến thân mật (informal).

Mẫu câu ghi nhận thông tin

Để ghi nhận lời nhắn một cách chuyên nghiệp, bạn cần thực hiện theo một quy trình logic: Thông báo tình trạng người nhận, đề nghị giúp đỡ, và ghi lại thông tin chi tiết. Dưới đây là bảng tổng hợp 25 mẫu câu và cách sử dụng cụ thể.

Mẫu câu xác nhận lại nội dung

Một trong những sai lầm lớn nhất khi ghi nhận lời nhắn là ghi sai số điện thoại hoặc tên của người gọi. Điều này có thể gây ra nhiều phiền toái cho người nhận sau đó. Vì vậy, bước xác nhận lại (confirming) là vô cùng quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và tính cẩn trọng của bạn.

Dưới đây là một số mẫu câu giúp bạn kiểm tra lại thông tin một cách khéo léo:

• Let me repeat that back to you: (Để tôi nhắc lại thông tin cho bạn nhé). Đây là cách an toàn nhất để đảm bảo bạn đã ghi đúng mọi thứ.
• Just to make sure, your number is 090… correct? (Để chắc chắn, số điện thoại của bạn là 090… đúng không?).
• Could you spell your company name for me, please? (Bạn vui lòng đánh vần tên công ty được không?). Việc đánh vần là cực kỳ cần thiết nếu đó là một cái tên lạ hoặc khó nghe qua điện thoại.
• Did you say the meeting is at 2 PM or 3 PM? (Bạn nói là cuộc họp lúc 2 giờ hay 3 giờ chiều?). Sử dụng câu hỏi lựa chọn khi bạn phân vân giữa hai thông tin nghe được.
• Is that M as in Mary or N as in Nancy? (Đó là chữ M trong Mary hay N trong Nancy?). Đây là cách dùng từ gợi ý để tránh nhầm lẫn các chữ cái có âm tương tự nhau.

Lời khuyên của giáo viên: Luôn có sẵn một cuốn sổ tay nhỏ và một cây bút bên cạnh điện thoại. Đừng bao giờ tin tưởng hoàn toàn vào trí nhớ của mình, đặc biệt là khi giao tiếp bằng ngoại ngữ.

Ví dụ thực tế

Hãy xem qua một đoạn đối thoại mẫu dưới đây để hiểu cách áp dụng các mẫu câu trên vào thực tế công việc văn phòng.

A (Receptionist): Green Energy, good morning. How can I help you?
B (Caller): Hello, could I speak to Mr. Minh, please?
A: I’m afraid Mr. Minh is in a meeting at the moment. Would you like to leave a message?
B: Yes, please. This is Sarah from Sky Line Company.
A: One moment, let me get a pen… Okay, may I have your phone number, Sarah?
B: It’s 0912-345-678. Tell him I’m calling about the contract update.
A: Let me repeat that back to you. Sarah from Sky Line, phone number 0912-345-678, regarding the contract update. Is that correct?
B: That’s right. Thank you.
A: I’ll make sure he gets the message as soon as the meeting is over. Thank you for calling.
B: Goodbye.

Trong ví dụ này, nhân viên lễ tân đã sử dụng các cấu trúc lịch sự để thông báo sự vắng mặt, chủ động đề nghị ghi lời nhắn và xác nhận lại thông tin trước khi kết thúc cuộc gọi. Điều này tạo cảm giác rất tin cậy cho người gọi.

Bài tập luyện tập

Để ghi nhớ sâu hơn, bạn hãy thử hoàn thành các bài tập nhỏ dưới đây. Việc thực hành ngay lập tức sẽ giúp các mẫu câu này “ngấm” vào trí não nhanh hơn.

Bài tập 1: Điền từ vào chỗ trống

1. I’m afraid she is ______ of the office today. (A. out / B. in / C. at)
2. Can I ______ a message for him? (A. give / B. take / C. say)
3. Could you ______ your name, please? (A. spell / B. write / C. talk)
4. I’ll ______ sure he gets the message. (A. do / B. make / C. take)
5. Would you like to ______ a message? (A. leave / B. give / C. keep)

Bài tập 2: Sắp xếp các từ thành câu hoàn chỉnh

1. me / Let / repeat / information / that / you / for.
2. him / you / tell / called / I’ll / that.
3. have / number / May / I / your / please?

Đáp án tham khảo:

Bài 1: 1-A, 2-B, 3-A, 4-B, 5-A.

Bài 2:
1. Let me repeat that information for you.
2. I’ll tell him that you called.
3. May I have your number, please?

Câu hỏi thường gặp

Tổng kết và lời khuyên cho người học

Kỹ năng để lại và ghi nhận lời nhắn bằng tiếng Anh không hề khó nếu bạn nắm vững các mẫu câu cơ bản và quy trình thực hiện. Thay vì cố gắng dịch từng từ từ tiếng Việt sang tiếng Anh, bạn hãy học thuộc lòng các “cụm từ cố định” (fixed phrases) mà chúng tôi đã cung cấp. Điều này giúp phản xạ của bạn nhanh hơn và tự nhiên hơn trong các cuộc đối thoại thực tế.

Hãy nhớ rằng, sự rõ ràng luôn quan trọng hơn sự hoa mỹ trong giao tiếp điện thoại. Đừng ngần ngại yêu cầu người gọi nhắc lại hoặc đánh vần nếu bạn chưa nghe rõ. Đó không phải là sự thiếu sót về ngoại ngữ, mà là biểu hiện của sự cẩn thận và trách nhiệm trong công việc. Đối với các bậc phụ huynh đang dạy con em mình, hãy thử đóng vai (role-play) các tình huống giả định để trẻ làm quen với việc nghe điện thoại bằng tiếng Anh ngay tại nhà. Hy vọng bài viết này đã mang lại cho bạn những kiến thức hữu ích để tự tin hơn trong hành trình chinh phục tiếng Anh của mình.

Image by: Gustavo Fring
https://www.pexels.com/@gustavo-fring